申請認證SA8000的企業若能在國家勞動法的規范下建立一個完善且行之有效的社會責任管理體系將往往是認證的基礎,也是取得認證是否通過的關鍵之所在。也就是說,企業在申請SA8000認證前就開始建立社會責任管理體系。
根據《SA8000:2001》版本的內容,SA8000條文對社會責任管理體系只有原則性的規定,沒有對各方面都很具體很細的規定。由于可申請SA8000認證的機構涉及各種行業和領域,每家申請SA8000認證的企業的特點,管理結構等相關情況不一樣,各個企業建立社會責任管理體系所包含的內容以及建立體系的方法和過程也就理所當然不盡相同,因此就不會有不同企業的完全相同的社會責任管理體系存在,因此SA8000的具體條文也無法對建立社會責任管理體系的每個細節作出硬性的規定,這也就為認證機構對認證的具體要求留下了很大的操作空間,也為申請認證的企業帶來不確定性的模糊和麻煩。因此,申請認證企業應依據自身的實際情況,以SA8000的文本為依據,以國家勞動法規和國際勞工標準為規范,參考ISO9000(2000)質量管理體系標準的框架,建立起與本企業文化和經營風格特點相符合的管理體系。其他已經通過認證的企業的社會責任管理體系往往只能作參考,千萬不能照抄。
一般而言,建立SA8000的步驟,有領導決策與準備,初始評審體系,策劃與設計,體系文件的編寫,體系試運行,內部審核及管理評審等如下七個步驟,具體見企業建立SA8000的工作流程圖:
特別指出的是,這七個步驟并沒有明顯的界限與區分,申請認證的企業應緊緊圍繞如何更加有效地完成建立社會責任管理體系的實際需要進行相應調整。認證申請企業既可以自行組織內部專業人員來進行各項工作,又可以聘請經驗豐富又有專業人士的咨詢機構協助完成,由于建設SA8000的工作涉及方方面面,是一個系統工程,為了少走彎路并節省時間,國際上的企業一般都會委托有名望又跟認證機構關系較緊密的咨詢機構包裝完成。
(一) 申請認證企業的領導決策與SA8000建立準備工作
首先,由于要在企業建立SA8000就必然會涉及到企業經營和管理的各個層面和各個方面,公司最高管理者公開作出愿意提供足夠的資源來建立,實施和維持社會責任管理體系,確保持續改進社會責任表現的承諾是最關鍵的,這樣企業的相關部門的領導才能圍繞建立SA8000而相互間進行協調。
其次,企業最高管理者還應任命企業的高層經理擔任管理代表,并授權其組建SA8000工作組,工作組成員要廣泛來自企業的各個部門,如采購,生產,銷售,安全,人事,行政,會計等部門的管理人員,工作組成員在開展工作前應接受有關勞動法規,職業安全衛生法規和標準以及SA8000標準方面的培訓,充分了解標準,法律和法規的要求,積極地向全體員工進行有關社會責任的宣傳,全面動員全體員工的積極參與和廣泛支持。協助工人推選出工人代表,廣泛聽取他們的意見和建議。
再次,管理代表在企業最高管理者的授權下,獨立開展工作,編寫建立SA80000的工作計劃和經費預算方案并報最高管理者批準實施。工作計劃的內容應涵蓋工作的具體內容及其明細表,人員分工與責任,工作時間表,各部門的配合計劃和資源調配等各個方面。經費預算方案的主要費用包括:1.用于初始評審,建立SA8000,以及可能需要的咨詢服務和培訓所需要的費用;2.可能需要采取補救行動的費用;3.第三方審核及定期監督審核的費用。
(二) SA8000初始評審
SA8000認證的要求并沒有規定申請認證企業一定要進行初始評審,但由于初始評審在整個建立管理體系的工作中是基礎,是收集資料,發現問題,改善政策和建立管理體系的關鍵,決定著其他方面的工作的方向。因此,一般來說,申請認證企業都樂意選擇這一步驟,至于怎么開展初始評審?是進行深度的還是簡單的工作就需要根據企業的實際情況而定了,各個企業絕不相同。
評審小組可由企業的內部人員,外部專家或雙方共同組成,這將取決于的專業人員的素質,初始評審范圍,復雜程度等因素。開始初始評審前,要對小組成員安排適當的培訓,集體研究和討論,使大家都了解初始評審的目的,方法和作用,并統一步驟,減少不必要的分歧。同時還要制定初始評審計劃,確定初審目標和工作內容,人員分工和責任,工作時間表和培訓計劃,確定內部和外部信息來源,準備各種面談提綱和現場檢查表,準備法律法規清單。
一般而言,初始評審的具體內容包括如下9項:
1、 明確適合于企業的法律法規和企業簽署實施的其他規章;
2、 明確企業生產經營活動中的社會責任因素,鑒別出其中的重大社會責任因素;
3、 評估現有企業的社會責任組織機構,職責范圍以及現有管理制度的效能;
4、 評估企業社會責任表現與相關的內部準則,外部標準的符合程度;
5、 評估企業現有的社會責任制度,程序和措施的適用程度;
6、 評估企業現有的采購政策和供應商控制程序的適用程度;
7、 調查和分析過去違反勞動法律法規的情況及反饋信息;
8、 調查和分析利益相關者的期望和要求;
9、 調查和分析市場壓力和市場機遇。
在進行完現場評審和資料收集后,應當全面地整理,分析和歸納初始評審所獲取的所有信息資料,并撰寫初始評審報告,其主要內容應包括:評審目的,范圍和企業情況;背景資料及其評價,包括公司生產經營活動,產品和服務,客戶和利益相關者的要求,存在的問題,現有管理體系及其效率;背景資料評估,包括重大缺陷和潛在的風險及其適用法律法規評價;發現的問題及其潛在的動態;建立和改善社會責任政策和管理體系的建議;重大社會責任因素的優先次序及其優先采取的行動
(三) 建立SA8000的策劃與設計
根據初始評審的結果,結合企業現有客觀的實際情況,開始進行建立SA8000的策劃和設計。主要包括四個環節,即確定社會責任政策,制定社會責任目標和指標,制定社會責任管理方案和根據需要調整組織結構。
1、制定社會責任政策
參照SA8000文本的具體要求,社會責任政策應包括:遵守社會責任標準的承諾;遵守法律法規和相關規章的承諾;不斷改進措施的承諾;向企業內部員工公開;向外部公眾公開;形成書面文件。
起草社會責任政策時應充分考慮企業的社會責任管理現狀,適用的法律法規,利益相關者的意見和企業的發展目標等。政策中的目標應真實可信,體現企業的實際需要和能力,擬定政策草案應予以評審。政策還應指明實現承諾的基本途徑,一經確定,由企業最高管理者簽署后,即向全體員工傳達并付諸實施,政策文本應該是可方便被公眾獲取。
2、 制定社會責任管理目標和指標
社會責任目標是企業依據其社會責任政策制定的所要實現的總體目的,而指標則來自社會責任目標,是對目標的細化和分解,指標可以是公司整體的,也可以局部的或部門的。制定社會責任目標和指標的依據是企業社會責任政策,重大社會責任因素及其優先次序,法律法規及其他要求,人員素質等。它應滿足社會責任政策的要求,并充分考慮影響企業整體運行的其他重要因素。
3、制定社會責任管理方案
社會責任管理方案是實現社會責任管理目標和指標的行動計劃,是社會責任管理體系成功的關鍵之所在。
管理方案主要包括:規定實現目標和指標的方法,時間表和財務預算;規定方案實施各個環節的負責部門和人員;按優先次序確定實施措施,同時應考慮將管理方案與公司現有的運行管理體系協調和統一。
4、 明確社會責任組織結構職責
社會責任組織結構主要包括四個主要要素:穩定的組織結構圖,清晰的工作職責描述,明確的匯報途徑和程序,以及具體的行動規范和任務指標。
在劃分職責時,應充分考慮初始評審確定的社會責任問題及負責部門,考慮目標,指標和管理方案,以避免職能的重復或出現空當。與此同時,還應授予相應的權力,提供相應資源保障,確保有效地履行職責。
(四) 建立SA8000的文件編寫
建立SA8000的文件編寫工作包括:管理手冊的編寫;程序文件的編寫;作業文件的編寫三大部分。
由于SA8000文件的多層次性,在編寫體系文件時要把握五個基本要求:系統性;權威性;見證性;適用性;符合性。
SA8000文件的編寫步驟一般為如下7個:
1、根據企業的需要,開展初始評審,識別社會責任因素及重大社會責任因素,制訂重大社會責任因素清單,編寫社會責任初始評審報告;
2、根據社會責任政策,重大社會責任因素及技術經濟可行性,確定目標,指標和管理方案;
3、 根據SA8000標準要求編寫程序,包括:(1)法律法規及其他要求獲取和更新程序;(2)管理評審程序;(3)員工培訓程序;(4)對內對外溝通程序;(5)文件記錄管理程序;(6)應急反應與準備程序;(7)運行監督程序;(8)不符合事項,補救及糾正行動管理程序;(9)內部審核程序;(10)童工救濟行動程序;(11)童工和未成年工教育程序;(12)安全衛生管理體系程序;(13)危害識別,風險評價與風險控制程序;(14)供應商,分包商和分供商控制程序。
4、 策劃運行控制程序和作業指導書;
5、 將上述各程序規定的部門職能,經補充完善后,提煉匯編到管理手冊相應的條款中;
6、 將上述各程序規定的主要內容,提煉匯編到管理手冊對應的項目中;
7、 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的項目。
(五) SA8000的運行測試
SA8000文件編寫完成并經批準生效后,便進入運行測試階段,其目的在于在實踐中檢驗體系的充分性,適用性和有效性。其內容主要包括:
1、 SA8000的知識培訓。
公司高層經理應著重掌握SA8000的原理,原則,功能以及控制的方法,部門經理應掌握本部門體系要素的主要工作內容,一般員工應著重掌握體系文件中涉及各自崗位的操作標準,規定和程序,以及標準和法律法規的基本要求。
2、 完善企業內外溝通機制
SA8000該鼓勵企業與內部員工和外部利益相關者之間的信息溝通,當員工和其他利益相關者對社會責任表現提出質疑時,要求企業應及時調查,處理并作出回復。SA8000對這方面要求很重視,這將有利于確保體系有效而成功的運行,確保標準各要素構成一個完整的,動態的,開放的,持續改進的管理體系。
3、 社會責任文件記錄管理
SA8000運行過程中有許多信息需要記錄和保存,記錄文件是維護體系運行的信息資源,是最高管理層進行評審達到的重要依據,也是第三方審核機構重點關注的方面。所以SA8000要求保持企業的記錄,證明企業符合體系的要求。
4、 SA8000的運行與緊急反應
一個企業的SA8000一旦進入運行階段,企業各項工作就要符合體系的要求。SA8000要求企業應該在SA8000執行過程中過出現的任何意外和緊急情況,如火災,洪水或重大傷亡事故,及時制定相關的緊急反應措施,并定期進行測試和演習,確保隨時可以啟動應變措施,保證緊急措施的有效性。
5、SA8000的運行監督
SA8000的運行具有持續性的重要特征,其持續性要求要按管理體系中的程序規定的頻率和方法,對社會責任目標和指標的實施程度,對可能具有重大社會責任影響的過程與活動進行定期監督,一旦發現有不合要求的話,就要立即采取糾正行動。
6、 企業對供應商,分包商和分供商的監控
為了對供應商,分包商和分供商進行有效的控制,確保它們能滿足SA8000的要求。企業不但要注意評估和挑選較優秀的供應商,分包商和分供商,也要要求他們作出書面承諾,若有必要還可以要求他們向公司通報與其他相關者的業務關系,以能向第三方提交有效的評估材料和證據。
7、 不符合事項,補救措施及糾正行動
SA8000標準要求,如果發現違反政策和標準的事項,企業應根據其性質和嚴重性,安排適當的資源,采取適當的補救措施和糾正行動。同時還要堅持在不斷修正自身缺陷和不足的過程中,及時有效地改進和完善體系。
(六) SA8000的內部審核
內部審核體系是企業維持和改進SA8000管理體系的一個重要舉措和有效表現,是檢驗該體系是否有效實施所作的系統的,獨立的檢查和評估。
內部審核的主要內容包括:
1、評估社會責任政策,目標,指標和社會責任表現;
2、SA8000的有效性和適用性;
3、法律法規和SA8000的符合性;
4、企業生產經營活動的變化;
5、企業利益相關者的要求和意見;
6、對內對外信息溝通,供應商,分包商和分供商的控制;
7、意外事故及教訓;
8、SA8000的組織結構和職責等。
在進行內部審核時要注意點面結合,既要有全面的對管理體系進行審核,又要注意突出一些重點。內部審核一般采用抽樣的方法,但最為關鍵的是要注意樣本的代表性,它將決定內部審核的科學性和有效性。在審核過程中應作全面的記錄,制作檢查表等,并妥善保存,作為以后跟蹤審核或外部審核的依據。
9、 SA8000的管理評審
《SA8000:2001》文本要求企業的最高管理者要根據該標準的具體要求定期審查,評審社會企業責任政策的運行。
管理評審的內容主要包括以下幾點:
i.社會責任政策的適用性和管理體系的有效性;
ii. 社會責任管理體系目標指標實現的程度;
iii. 社會責任管理體系運行結果與法律法規,管理體系文件的符合性和適用性;
iv. 企業生產經營活動變化及影響;
v. 企業利益相關者的意見和建議;
vi. 其他需要持續改進的地方。
管理評審在內部審核的基礎上進行,開展管理評審應制定管理評審計劃,程序和方法。管理評審的具體表現是每年至少召開一次管理評審會議。管理評審會議由最高管理者或其委任的代表主持,高層經理,各部門負責人參加。評審會議前應完成內部審核;完成對內對外的溝通;完成對供應商,分包商和分供商評估等工作,收集全面的資料供會議評審;評審會議的決定,意見和建議及時形成書面文件并備案;評審會議后及時根據會議對企業社會責任的政策,目標,程序和措施等方面的完善意見進行調整和修訂。
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